Pour rédiger correctement une lettre administrative, il faut avant tout bien déterminer ce qu'on souhaite demander ou déclarer. Il faut surtout aller à l'essentiel en évitant d'exposer des éléments qui n'auraient rien à voir avec votre affaire. Donc pour être sûr d'être compris du premier coup, faites simple !
Ensuite, on va organiser la lettre en quatre parties comme ceci :
- l'entête : il doit comporter vos coordonnées et celles de votre destinataire, et l'objet.
- l'introduction : exposez votre situation en une phrase maximum. Elle va amener votre demande, donc ne parlez que de ce qui a un rapport direct avec votre demande
- le développement : écrivez ici votre demande sans rappeler la situation que vous vivez et que vous avez déjà expliquée dans l'introduction. Vous pouvez aussi indiquer dans ce paragraphe les pièces que vous joignez à votre demande si c'est nécessaire.
- la formule de politesse : employez une formule simple et directe.
Pour illustrer ce que nous venons de voir, voici le modèle d'une lettre administrative adressée par exemple à votre propriétaire, indiquant la fin du contrat de location de votre appartement :
Destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal - Ville
Votre Prénom, NOMVotre AdresseCode Postal - VilleTéléphone - Courriel-Ville-, le -Date du jour-Objet : Résiliation du bail
Monsieur Dupont,
Comme convenu lors de notre entretien téléphonique de ce jour, je vous fais part de mon intention de résilier mon contrat de location de l'appartement situé 8 rue de la boëtie à -Votre ville- que j'occupe depuis le 01/12/2008.
Cette résiliation sera effective en date du 31/05/2010 (calculer ici la date de votre départ en fonction du délai de votre préavis de 1 ou 3 mois en général) respectant ainsi le délai de trois mois auquel je suis tenu.
Je vous prie d'agréer (ou de croire), Monsieur Dupont (pensez toujours à utiliser la même dénomination que dans l'introduction de votre lettre), à l'expression de mes salutations distinguées.
Votre Signature.
L'entête
L'introduction
Le développement
La formule de politesse
Voilà une lettre simple, courte et qui résume très bien votre demande. Il est inutile d'en faire plus. La preuve de votre demande est ainsi constituée, et, est suffisante au regard de la loi.
Cependant, et pour être sûr que votre demande arrivera bien à son destinataire, envoyez toujours votre lettre administrative en recommandé avec accusé de réception. Vous avez comme ça la preuve que votre destinataire a bien reçu votre courrier et l'accusé de réception peut vous servir de preuve en cas de litige.
Nous allons voir maintenant, avec d'autres modèles de lettre administrative, que ce modèle de lettre-type peut servir à bien d'autres demandes.
Prenons l'exemple de la mise à jour de votre situation familiale auprès de la C.A.F. pour recalculer vos droits :
Destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal - Ville
Votre Prénom, NOMVotre AdresseCode Postal - VilleTéléphone - Courriel-Ville-, le -Date du jour-Objet : Mon changement de situation
Monsieur le Directeur,
Je vous informe que ma situation familiale a changé depuis le -Date de votre changement-.
En effet, depuis cette date je ne suis plus célibataire car je vis en concubinage avec ma compagne.
Je vous demande donc de bien vouloir recalculer mes droits aux différentes allocations en fonction de ma nouvelle situation.
Vous trouverez ci-joint les justificatifs attestant de ma nouvelle situation.
Je vous prie d'agréer (ou de croire), Monsieur Dupont (pensez toujours à utiliser la même dénomination que dans l'introduction de votre lettre), l'expression de mes salutations distinguées.
Votre Signature
L'entête
L'introduction
Le développement
La formule de politesse
Dans cet exemple on a indiqué dans la partie développement, que l'on a ajouté des pièces jointes.
Dans le modèle suivant, nous allons nous adresser au trésorier des impôts pour demander un délai de paiement :
Destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal - Ville
Votre Prénom, NOMVotre AdresseCode Postal - VilleTéléphone - Courriel-Ville-, le -Date du jour-Objet : Demande d'un délai de paiement de l'impôt sur le revenu Monsieur le Trésorier,
Je vous informe que je dois m'acquitter de la somme de 2300 Euros de l'impôt sur le revenu avant le 30/11/2010. Or mes revenus ont considérablement baissé après le licenciement économique dont j'ai fait l'objet il y a deux mois. Je ne bénéficie actuellement que de l'allocation unique d'un montant de 850 Euros pas mois.
C'est la raison pour laquelle j'ai l'honneur de vous demander un délai de paiement. En effet, je souhaiterais répartir la somme que je vous dois sur six mois.
Vous trouverez ci-joint les justificatifs attestant de ma nouvelle situation.
Je vous prie d'agréer (ou de croire), Monsieur Dupont (pensez toujours à utiliser la même dénomination que dans l'introduction de votre lettre), l'expression de mes salutations distinguées.
Votre Signature.
L'entête
L'introduction
Le développement
La formule de politesse
Normalement, avec tous ces modèles de lettres et les détails de cette fiche technique, vous devriez pouvoir rédiger n'importe quelle autre demande administrative.
Bon courage !
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