Les règles de rédaction d’une lettre

Les règles de rédaction d’une lettre

On entend souvent dire que le téléphone et la nouvelle technologie ont tué la correspondance. Pourtant, même si l’on écrit peu, on est régulièrement amené à envoyer des lettres. Que l’on doive informer d’un changement d’adresse, demander des renseignements, confirmer la teneur d’un entretien téléphonique, adresser une réclamation, protester auprès d’un fournisseur négligent, confirmer à sa banque un ordre de virement, réclamer un dossier à son organisme de Sécurité Sociale ou briguer un emploi, la lettre est un outil de communication irremplaçable. Sa rédaction obéit à quelques règles simples que nous rappelons dans cet article.

 
– Les mentions hors texte

● Commencer par inscrire la date du courrier en haut et à droite de la page.

● Pour toute lettre s’adressant à une instance administrative public ou privée, le signataire (personne qui signe la lettre) doit se faire connaître de manière apparente et précise. Pour cela, porter en haut et à gauche, outre le nom, le prénom, l’adresse, le numéro de téléphone et, éventuellement, le numéro de télécopie, toute information permettant de situer l’auteur de la lettre :

• Numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, à une mutuelle, à une caisse de retraite ;
• Numéro de contrat d’assurance ;
• Numéro de compte bancaire ;
• Références d’abonné EDF-GDF, FRance-Telecom… ;
• Numéro de commande ou de facture ;
• Numéro de dossier s’il y a lieu, Références indiquées par votre correspondant, etc.

● Dans la mesure du possible, exprimer ensuite le sujet du courrier : Changement d’adresse – Changement de situation – Demande de pièces, etc.

● Ajouter la mention Lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) si la lettre est envoyée en recommandé avec accusé de réception.

●Pour donner à un courrier plus de chances d’aboutir dans les mains d’une personne compétente, indiquer à droite, sous le nom de l’administration ou de la société destinataire, le nom de la personne qui suit le dossier.

● Enfin, s’il y a lieu, préciser le nombre de pièces jointes, en portant sous la signature la mention PJ, suivie du nombre de pièces.

 Les formules d’appel

● Les formules d’appel les plus courantes sont les titres de civilité : Madame, Monsieur, Mademoiselle.

● L’usage de l’adjectif Cher ou Chère précédant Monsieur ou Madame doit être réservé aux personnes que l’on connaît très bien. Par ailleurs, même en ce cas, ne jamais faire suivre le titre de civilité par le nom de famille. Cher Monsieur Dupont est à proscrire absolument.

● Lorsqu’on écrit à un correspondant anonyme (administration, société commerciale, etc.), on utilise Mesdames, Messieurs, ou Madame, Monsieur.

● Dans certains cas, le titre professionnel peut servir de formule d’appel :

• Maître dans le cas d’un avocat, d’un huissier ou d’un notaire (homme ou femme).
• Docteur (homme ou femme).
• Monsieur (ou Madame) le Député, le Juge, le Maire, le Conseiller général, le Préfet, le Ministre, le Président. 

Pour clore un courrier, on utilise des formules de politesse (ou de salutation). Celles-ci étant nombreuses, souvent discutées parfois discutables, il vaut mieux se limiter à celles qui passent partout. Dans les exemples qui suivent, les termes placés entre crochets sont d’un emploi facultatif.

• D’un homme à un homme
  Veuillez agréer (ou Je vous prie d’agréer), Monsieur, [l’expression de] mes sentiments distingués.
  ou Veuillez agréer (ou Je vous prie d’agréer), Monsieur, mes sentiments distingués.
• D’un homme à une femme
  Veuillez agréer (ou Je vous prie d’agréer), Madame, mes respectueux hommages.
  ou Veuillez agréer (ou Je vous prie d’agréer), Madame, [l’expression de] mes sentiments distingués.
  ou Veuillez agréer (ou Je vous prie d’agréer), Madame, mes salutations distingués.
• D’une femme à un homme
  Veuillez agréer (ou Je vous prie d’agréer), Monsieur, mes salutations distinguées.
  ou Veuillez recevoir (ou Je vous prie de recevoir), Monsieur le Président, l’assurance de mes  respectueuses salutations.
• D’une femme à une femme
  Veuillez agréer (ou Je vous prie d’agréer), Madame, [l’expression de] mes sentiments distingués.
  ou Veuillez agréer (ou Je vous prie d’agréer), Madame, mes salutations distinguées.
• À une personne que l’on connaît bien
  La formule Veuillez croire, cher ami (ou chère amie), à mon meilleur souvenir est à réserver à une personne que l’on connaît bien mais qui n’appartient pas au cercle des intimes.

● Si la formule de politesse commence par une expression qui se rapporte à l’auteur de la lettre, il est impératif de poursuivre à la première personne :
– En vous remerciant par avance, je vous prie d’agréer… (et non : En vous remerciant par avance, veuillez agréer…) ;
– Dans cette attente, je vous prie d’accepter… (et non : Dans cette attente, veuillez accepter…) etc.

● En dehors de la correspondance privée, une lettre ne doit jamais commencer par Je. Non que le moi soit haïssable, mais parce qu’il est plus correct de ne pas s’imposer dès le premier mot. Le destinataire appréciera que l’auteur prenne soin de se tenir à une certaine distance.