Savoir reconnaître et écrire une lettre personnelle/une lettre administrative

• La lettre est un document écrit qui obéit à des codes précis qu’il faut respecter :
• dans sa forme : la présentation et la mise en page sont codifiées ;
• dans son contenu : il faut observer les étapes et les formules obligatoires qui structurent la lettre.

• La lettre est adaptée à son destinataire, et on ne la présente pas de la même manière selon la personne à qui l’on écrit. Il faut différencier deux grands types de lettres : le courrier personnel adressé à la famille ou aux amis, et le courrier administratif ou professionnel.   

La forme 

• La lettre doit contenir les éléments suivants : le lieu et la date d’écriture ⁽¹⁾, un en-tête _⁽²⁾(c’est une interpellation pour saluer le destinataire, avec une formule de courtoisie), le corpsde la lettre, qui doit être composé de paragraphes et centré au milieu de la page, avec une marge de chaque côté ⁽³⁾ (pour chaque paragraphe, on retourne à la ligne, et on laisse un alinéa en début de première ligne, en passant des lignes pour aérer le texte), une formule finale ou de congé ⁽⁴⁾ (c’est aussi une formule de courtoisie, pour dire au revoir au destinataire), et une signature ⁽⁵⁾.

• La lettre personnelle peut être tapée à l’ordinateur, mais elle est très souvent manuscrite. Dans tous les cas, la signature est manuscrite. Pour la mise en page, voir l’exemple annoté ci-dessus. 

Le contenu

• Il faut adapter le ton et le registre au destinataire, selon le degré de parenté, d’amitié ou de familiarité qu’on a avec lui : on peut utiliser un registre de langage courant ou familier, en faisant attention aux formules de courtoisie (en-tête et formules de congé).

• L’en-tête :
• On peut écrire simplement le nom ou le surnom de la personne : Mamie, Rémi, Amélie ;
• On peut rajouter un terme affectif ou complice quand on est très proche : Ma petite Suzie, Mon cher Alexandre, Cher tonton.

• La formule de congé
• À bientôt, à la prochaine ;
• Bises, Bisous, Je t’embrasse.
• Souvent, dans la lettre personnelle, on commence par une formule du type : « J’espère que tu vas bien » ou « Comment vas-tu ? » qui sert d’introduction.

La forme 

• La lettre administrative contient les mêmes éléments que la lettre personnelle (lieu et date⁽¹⁾), mais il y a en plus deux étapes différentes par rapport à la lettre personnelle : on rappelle d’abord qui l’on est (expéditeur⁽²⁾) et à qui l’on écrit (destinataire⁽⁴⁾) avant de commencer la lettre proprement dite ; on mentionne également le thème et le but de la lettre dans une ligne spéciale qui s’appelle l’objet ⁽⁴⁾.

• La lettre administrative est presque toujours tapée à l’ordinateur.

• Pour la mise en page et la disposition de ces éléments spécifiques, voir le schéma annoté ci-dessus.

Le contenu

• Il faut adapter son langage : à la différence de la lettre personnelle (où l’on peut être amical et familier, ou écrire avec humour), dans une lettre administrative, on choisit un ton et un vocabulaire neutres, en s’exprimant dans un registre de langue courant ou soutenu, et on emploie notamment le vouvoiement.

• Il faut faire particulièrement attention aux formules de courtoisie : en-tête et formule de politesse, qui sont obligatoires et qui répondent à des codes très précis.

• Il faut également soigner la signature qui se présente sous une forme double : on donne une signature manuscrite, et on écrit son prénom et son nom en toutes lettres au-dessous.

• Dans la lettre administrative ou professionnelle, on commence souvent par une phrase qui précise qui l’on est et pourquoi l’on écrit.

L’en-tête ⁽⁵⁾

• Le plus neutre et le plus courant : Madame, Monsieur. 
• Si l’on connaît un peu la personne à qui l’on écrit : Chère Madame, cher Monsieur.

La formule de politesse ⁽⁷⁾

• Il en existe beaucoup, mais les plus courantes sont :
• Je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations les meilleures/cordiales, qui est neutre.
• Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations les meilleures/cordiales, qui est plus respectueuse et plus formelle. 

• ⁽¹⁾ Timbre affranchi au tarif en vigueur ;

• ⁽²⁾ M. ou Mme + Prénom et NOM. Éventuellement, numéro de l’immeuble, nom de l’entreprise ou du service ;

• ⁽³⁾ Numéro et nom de la rue (appelée aussi voie) ;

• ⁽⁴⁾ Code postal (CP, numéro à 5 chiffres en France), nom de la ville ;

• Si nécessaire : département, région, pays.

• On peut écrire l’adresse de l’expéditeur au dos de la lettre, en haut, et en petits caractères.

• L’e-mail ou le courriel, comme son nom l’indique  est une forme moderne de lettre ou de courrier écrit, la différence étant qu’il se trouve sur un support informatique et numérique, et non plus sur un support papier (manuscrit ou imprimé).

• Comme son envoi et sa réception sont plus rapides, on a tendance à penser que c’est une forme plus libre, qui n’a pas besoin de tous les codes de la lettre écrite sur un support papier.

• Dans l’e-mail, il est cependant important de respecter des codes minimaux de politesse et de présentation, même s’ils sont moins développés que dans la lettre, surtout quand il s’agit d’un e-mail professionnel ou administratif, mais aussi dans le cadre d’e-mails personnels.

• C’est aussi une forme de respect pour le destinataire.

Il faut donc faire attention aux détails suivants

• Présenter un texte correct sur le plan de l’orthographe, de la grammaire et de la ponctuation.

• Aller à la ligne à chaque nouveau paragraphe et aérer son texte en sautant des lignes quand il est long. C’est plus agréable à lire. (Pour les contenus : inutile de mettre le lieu et la date, à la différence de la lettre sur papier).

• En revanche, on peut mettre des formules de courtoisie, pour saluer son destinataire au début et à la fin du mail. Là encore, ce sont des formules plus courtes que dans une lettre écrite, mais il est important de les mettre, par respect pour le destinataire :

• E-mail personnel :

• En-tête : Bonjour, Salut, ou le prénom de la personne : Sarah, Chère Sarah, etc.
• Formule de congé : À bientôt, À plus, Bises, Bisous, etc.
• Signature.

• E-mail professionnel ou administratif :

• En-tête : du plus familier au plus neutre, selon qu’on connaît plus ou moins la personne et selon son statut : Bonjour Madame, Bonjour Monsieur, ou Chère Madame, Cher Monsieur, ou Madame, Monsieur.
• Formule de politesse : du plus familier au plus neutre : Bien à vous, Bien cordialement, Cordialement, Salutations, Meilleures salutations, Salutations cordiales, etc.
• Signature (accompagnée des éléments de présentation en dessous comme dans la lettre administrative : adresse, nom du service ou de l’entreprise où l’on travaille, numéro de téléphone, e-mail).

• Pour l’e-mail professionnel ou administratif, ne pas oublier de remplir la case précisant l’objet de l’e-mail.

Pourquoi est-il important de respecter ces codes ?

• On pense souvent que l’e-mail n’a pas la même valeur que la lettre écrite, ou que c’est une forme de correspondance informelle, libre et privée. Mais juridiquement, l’e-mail est en train de remplacer la lettre écrite (en particulier l’e-mail professionnel ou administratif), et il a la même valeur juridique en étant soumis aux mêmes codes. Par ailleurs, l’e-mail peut être imprimé et conservé comme une véritable lettre, et servir de preuve écrite. Il est donc important de faire attention à ce que l’on écrit, car l’e-mail a un statut très proche de la lettre sur papier.